أحمي | 5 أكتوبر 2018

المسألة الجلية التي لا أحد يريد التكلم عنها: حفظ السرية ومساحات العمل المشترك

Reading Time: 2 minutes

قد ازدادت شعبية مساحات العمل المشترك مؤخراً وهي تؤمّن جوّاً ابداعياً لعمل الموظفين المستقلين والشركات الصغيرة والمنظمات الأكبر. ان هذه البيئات التي تدعم التعاون بين الموظفين وتفاعلهم مع العمل هي أيضاً متوفرة بكلفة معقولة وتم تصمميها لخلق فرص تواصل مع شركات أخرى وزبائن محتملين جدد.

ماذا يقول القانون؟

ليس هناك أي قوانين خاصة تتناول حفظ السرية وحماية البيانات في خارج مركز دبي المالي العالمي وسوق أبو ظبي العالمي. ولكن هناك أحكام في الدستور، وفي القانون المدني (القانون الاتحادي رقم (5) لسنة 1985)، والقانون الجزائي (القانون الاتحادي رقم (3) لسنة 1987)، وقوانين أخرى تشير الى “الأسرار” و”الخصوصية”. لذلك يكون من الأفضل اعتماد نهجٍ أكثر حذراً لحماية المعلومات السرية في أعمالك (وبخاصة معلومات زبائنك السرية) لأن الكشف عن “الأسرار” من دون موافقة صاحبها قد يترتب عليه  مسؤولية  –  قد تكون  مسؤولية جزائية. إن الموظفين الذين يكشفون عن معلومات تابعة لصاحب عملهم يمكن أن يترتّب عليهم أيضاً مسؤولية جزائية.

ما الذي يمكنني القيام به لحماية معلوماتي السرية ؟

يوجد عدد من الأمور السهلة التي يمكن أن تقوم بها لحماية أعمالك عندما تستخدم  أنت وموظفو شركتك  مساحات العمل المشترك

  • الأجهزة: تأكد من أن جميع أجهزتك محمية بكلمة مرور.
  • احفظها  مقفلة: قم بإبقاء أجهزتك  مقفلة كلما تكون بعيداً عنها – بغض النظر إن كنت تظن أن غيابك  سيكون وجيزاً. إذا ابتعدت عن حاسوبك المحمول أو جهازك اللوحي لإجراء مكالمة هاتفية، اتركهما مقفلين.
  • الواي فاي: قم بفهم مخاطر استخدام شبكة مشتركة للحصول على الانترنت واتخذ الإحتياطات المناسبة لحماية البيانات.
  • التخزين عبر الانترنت: استخدم مرحلتين للتأكد من هويتك عند دخول حساباتك وتدابير أخرى تساعد على الأمن السيبراني.
  • احصل على غرفة: استخدم الغرف الخاصة لمناقشة المسائل السرية وللقاء أي زبائن.
  • الحديث في الأماكن المشتركة: تجنب مناقشة أي مسائل سرية في الأماكن المشتركة (سواء كان ذلك شخصياً أو عبر الهاتف).
  • سير العمل والممارسات: هل يمكنك الإصرار على أن يتم ارسال المعلومات الحساسة من خلال البريد الإلكتروني أو الرسائل الفورية بدلاً من خلال  الهاتف؟
  • الموظفون: قم إدراج  إلتزامات  حفظ السرية في اتفاقيات العمل الخاصة بشركتك، وضع سياسات حول العمل في مساحات العمل المشترك.
  • الزبائن والأطراف الثالثة الأخرى: هل لديك أي التزامات تعاقدية تجاه زبائنك أو أطراف ثالثة أخرى؟ هل قمت بالتوقيع على أي اتفاقيات حفظ السرية، وثائق تتعلق بمناقصات، أو اتفاقيات أخرى تحتوي على إلتزامات  حفظ للسرية؟ على ماذا تنص شروط العمل الخاصة بك بشأن السرية؟
  • حافظ عليها مرتبة : لا تترك أي نسخ مطبوعة تحتوي على معلومات سرية متناثرة في مكان عملك.
  • التخزين: هل تحتاج إلى تخزين مستندات أو معلومات سرية أخرى عندما لا تكون موجوداً؟ هل توفر  مساحة العمل المشترك التي تستعملها  مكان آمن للتخزين؟
  • الطباعة: توخ الحذر عند استخدام الطابعات وآلات النسخ المشتركة. تأكد من عدم قيام أحد بنسخ المستندات الخاصة بك التي قمت بطباعتها من دون علمك.
  •  وضع علامات تمييز على النسخ المطبوعة: ضع علامة تمييز “سري” على أي معلومات سرية.
  •  الأحكام والشروط: ستشترط مساحات العمل المشترك المرموقة على أحكاماً تلزم المستخدمين بإبقاء المعلومات سرية.

المنظمات الحاضنة والتي تسرع نمو الشركات

إن كنت ترغب بالعمل في مساحة عمل مشترك، ولكن لديك معلومات حساسة بشكل خاص أو لا تشعر بالإرتياح مع الترتيبات لحفظ السرية الخاصة بهذه المساحة، فكّر بالمنظمات الحاضنة أو التي تسرع نمو الشركات كبديل. تؤمن المنظات الحاضنة والتي تسرع نمو الشركات العديد من المزايا نفسها مثل مساحات العمل المشترك ولكن لديها مصلحة قائمة في نجاح الشركات الناشئة التابعة لها، لذا فمن الأرجح أن تتخذ موقفاً كثر حزماً بشأن ترتيبات حفظ السرية.